La adopción de la nube también puede mejorar los resultados de las empresas legales

Daniel, director ejecutivo de Assembly Legal, aporta más de 25 años de experiencia liderando con éxito empresas Fortune 500 y negocios de tecnología y SaaS.

Getty

La adopción de la nube puede ser casi omnipresente para empresas de todos los tamaños e industrias. Aún así, el término "basado en la nube" solía conllevar un estigma de incertidumbre y posible inestabilidad, especialmente entre los bufetes de abogados. Las empresas veían la nube con recelo como una tecnología innecesaria y menos segura que haría más daño que bien a los clientes. Recientemente, la marea ha cambiado, y tanto la opinión popular como los hechos han cambiado el énfasis y el impulso para llegar a la nube.

Hay una razón por la que los ingresos del software como servicio (SaaS) se han disparado, aumentando un 78 % en 2020 y un 32 % en 2021. Las empresas que abarcan una amplia gama de industrias han descubierto que la tecnología en la nube ahorra dinero y mejora las experiencias de los clientes y empleados. . La tecnología basada en la nube puede ayudar a las empresas a automatizar tareas que consumen mucho tiempo, mejorar la seguridad y el gobierno de los datos y proporcionar a los empleados mejores herramientas y flexibilidad. Sin embargo, uno de los beneficios más significativos es cómo la migración a la nube mejora los resultados y reduce los costos comerciales. Si bien no todas las empresas verán los mismos resultados, estas son algunas razones prácticas para considerar cambiarse a la nube.

La migración a la nube puede reducir los costos de mantenimiento de inmediato.

La experiencia de ahorro más directa e inmediata de las empresas al cambiar a la nube proviene de la eliminación de los servidores locales y el soporte técnico necesario para mantenerlos. Mantener actualizados los servidores internos implica presupuestar repetidamente los sistemas operativos, las herramientas y las versiones de parches, además de contratar a expertos que puedan administrar estas actualizaciones.

Si bien migrar a la nube es una inversión inicial, en última instancia es mucho más asequible que el almacenamiento de datos local y los recursos informáticos con el tiempo debido a la escalabilidad. No importa cuánto crezcan el negocio y la base de datos, las empresas no necesitarán comprar almacenamiento o equipo adicional para mantenerse al día (o personal para mantenerlo).

El software basado en la nube mejora la eficiencia general.

Más allá de las mejoras iniciales en el presupuesto de capital, las plataformas SaaS basadas en la nube también tienen un impacto duradero en los procesos comerciales internos, lo que finalmente se traduce en un aumento de la eficiencia, a menudo conocido como "hacer más con menos".

• La integración y la automatización en plataformas basadas en la nube reducen drásticamente el tiempo de trabajo de los tediosos procesos manuales. Aprovechando aplicaciones basadas en la nube como Zapier, por ejemplo, las empresas pueden automatizar e integrar flujos de trabajo como facturación, gestión de archivos, seguimiento del tiempo y programación sin codificación. La automatización puede incluso eliminar la creación manual de documentos legales: puede acelerar la entrada de datos, agilizar los flujos de trabajo y reducir los errores.

• La gestión de casos para clientes es más transparente y eficiente cuando se utilizan herramientas de software basadas en la nube creadas específicamente para la industria legal. Los documentos esenciales se pueden actualizar en tiempo real y compartir de forma segura en lugar de enviarlos por correo electrónico sobre la marcha. La comunicación del progreso, los cambios y las actualizaciones se puede automatizar parcial o totalmente, por lo que un cliente nunca debe estar en la oscuridad. Esta experiencia fluida ayuda a establecer una relación con los clientes basada en la confianza.

• Los datos y análisis también se pueden rastrear automáticamente, y las empresas acceden a informes mensuales o trimestrales automatizados que extraen solo la información crítica que necesitan. Estas herramientas brindan a las empresas un acceso directo sin precedentes a conocimientos que las ayudarán a planificar para el futuro.

Cuando una empresa pasa menos tiempo produciendo documentos e ingresando datos, puede enfocarse en iniciativas basadas en el cliente que son el verdadero corazón del negocio sin agregar o reducir personal para las horas pico o los períodos de mucha carga.

El cifrado de extremo a extremo mejora la ciberseguridad.

Si bien es posible que las empresas siempre hayan sido conscientes del potencial de la migración a la nube para ayudarlos a sobresalir, históricamente, muchas dudaron sobre los riesgos de seguridad relacionados con la confidencialidad del cliente y los datos personales. Pero a medida que se ha desarrollado la tecnología basada en la nube, también lo ha hecho su ciberseguridad.

• El cifrado de extremo a extremo ahora evita que terceros vean o accedan a los datos mientras están en tránsito de un sistema o dispositivo a otro. Solo los destinatarios previstos verán la información que comparta.

• Los proveedores de la nube cuentan con equipos dedicados y altamente capacitados para centrarse en la seguridad de los datos y el presupuesto para invertir en infraestructura de seguridad de la más alta calidad. Junto con esto, vienen beneficios como el monitoreo de vigilancia las 24 horas, los 7 días de la semana, los equipos de atención al cliente y los servidores secundarios mantienen los datos seguros y accesibles si hay problemas con el servidor principal. La mayoría de las empresas no pueden permitirse este nivel y calidad de ciberseguridad en su personal.

• El cumplimiento de las normas de privacidad y protección de datos federales, estatales e internacionales se vuelve más complejo cada año. El alojamiento de datos confidenciales en una plataforma en la nube garantiza que las firmas legales tengan una cadena de custodia verificable, completa con controles de integridad de datos e informes de auditoría que cumplan con estos mandatos.

Las soluciones flexibles para el lugar de trabajo ayudan a atraer y retener a los mejores talentos.

Además de las reducciones de costos, la eficiencia mejorada y los datos seguros, la migración a la nube brinda otro ahorro más abstracto: oportunidades de trabajo remoto. En una era en la que las audiencias judiciales a través de Zoom son comunes y el trabajo remoto ha ampliado el grupo de candidatos laborales, las empresas que no pueden proporcionar flexibilidad en el lugar de trabajo se quedan atrás.

• Con el software basado en la nube, los abogados pueden acceder de manera segura a la información del cliente desde casi cualquier lugar: desde la oficina, la sala del tribunal, sus hogares y cualquier lugar donde tengan una conexión a Internet.

• Permite a los nuevos empleados automatizar el proceso de incorporación y capacitación y ofrecerlo de forma remota, ahorrando tiempo, energía y gastos a todos.

• Un entorno de trabajo más flexible atrae a los mejores candidatos y mantiene más felices a los empleados actuales. Y la disminución de la rotación de empleados mejora en última instancia el crecimiento y los ingresos de cualquier negocio.

La adopción de la nube y el futuro de la industria legal

A medida que la tecnología basada en la nube se vincula de manera inextricable con los procesos comerciales en las industrias de todo el mundo, las empresas que pueden haber albergado reservas sobre la migración a la nube no pueden permitirse quedarse atrás. Los clientes de hoy están más acostumbrados a tener información de identificación personal (PII) y otros datos confidenciales almacenados en la nube. E incluso para sectores altamente regulados (como el legal), los principales proveedores de servicios en la nube como Microsoft, Google y Amazon deben cumplir con estrictos estándares de seguridad, regulaciones de privacidad y requisitos de cumplimiento.

Para los bufetes de abogados, los proveedores de servicios en la nube hacen el trabajo pesado de TI al mismo tiempo que reducen el costo y los requisitos técnicos para la seguridad de los datos y las aplicaciones. Por lo tanto, confiar en los rigurosos estándares de seguridad y la experiencia de los proveedores de la nube de hoy en día significa que los bufetes de abogados pueden relajarse y comenzar a disfrutar del mismo impulso en el resultado final que las organizaciones en casi todas las demás industrias.

El Consejo de Tecnología de Forbes es una comunidad a la que solo se puede acceder por invitación para CIO, CTO y ejecutivos de tecnología de clase mundial. ¿Califico?