Чего-чего? 5 способов сделать общение лучше

Джон Бояноски — президент Complete PR, фирмы по связям с общественностью с полным спектром услуг, расположенной в Гринвилле, Южная Каролина.

гетти

Вы могли бы подумать, что по крайней мере через 200 000 лет человеческой речи мы бы придумали способ общения, который все понимают и используют.

Но мы люди, и это было бы слишком просто.

Общение — это ключ к успеху в бизнесе, но многие из нас не говорят на одном языке и даже не используют одни и те же шаблоны. Нет лучшего способа, потому что есть так много способов. Подумайте о том, как вы общаетесь в офисе (если вы вообще ходите в офис), в кафе или на сетевом мероприятии. Помимо личного общения, есть телефонные звонки, электронные письма, текстовые сообщения, сообщения Slack, FaceTime, конференц-звонки и прямые сообщения. И это только те средства, с которыми я чувствую себя комфортно. Я уверен, что есть и другие, о которых я еще даже не слышал.

У меня есть клиенты с самыми разными потребностями, и научиться эффективно управлять всеми ими остается ежедневной задачей. Нет действительно одинаковых клиентов. Ни один человек не похож на другого. На самом деле, создание надежных каналов связи может быть одной из самых сложных частей взаимоотношений с клиентом.

Так как же найти наилучшие способы общения со своими клиентами и партнерами?

1. Спросите их, а затем адаптируйте

Я очень рано понял, что лучший способ открыто общаться — это выяснить, как другой человек хочет общаться. Так спросите их. Если вы отправляете электронное письмо клиенту, а этот клиент не проверяет свою электронную почту, работа останавливается. Если клиент в основном получает информацию через текст, а вы нет, вам нужно адаптироваться.

2. Оптимизируйте процесс

Я обнаружил, что один из лучших способов облегчить общение — это упростить сам процесс. Если вы спросите кого-то о простой информации, вы не всегда можете получить лучший ответ. Возможно, вам придется указать реальные параметры того, что вы просите, чтобы получить правильные ответы. Например, если мне нужна биографическая информация о новом клиенте, я могу запросить ее у него. Я могу получить несколько предложений, или я могу просеять страницы. Но если я попрошу конкретную биографическую информацию, которая мне нужна, например, их родной город, образование, опыт работы и т. д., я, вероятно, получу нужную мне информацию быстрее. Однако оптимизация должна быть удобной в работе. Если кому-то приходится предпринимать многочисленные обременительные шаги для получения информации, то это только усугубляет ситуацию.

3. Будьте последовательны

Это ключевой момент при дифференциации внутренних и внешних коммуникаций. Многие компании очень стараются упорядочить свои внутренние коммуникации, но часто нарушают эти правила. Например, компания может настроить канал Slack для сотрудников, чтобы они могли делиться информацией, чтобы высвободить время, потраченное на электронные письма, но затем быстро вернуться к использованию своих электронных писем снова. Если вы не соответствуете своим внутренним формам общения, как вы можете ожидать того же для внешних?

4. Установите сроки

Если это важно, всегда указывайте временные рамки для ответа на сообщения. Это ключ. Это может быть для вас срочным, но если другой человек не знает об этом, он может отложить это на второй план. Это моя самая большая проблема. Я ужасно устанавливаю крайние сроки для информации, на которую нужно отреагировать.

5. Будьте гибкими

Да, это противоречит моему третьему совету, но если что-то не работает, осознайте это и измените это. Тот клиент, который сказал, что хочет получить электронное письмо, но не отвечает? Найдите новый способ добраться до них. Звоните, приглашайте на встречу или пишите. Сделайте что-нибудь, чтобы это работало лучше.

Теперь эта тактика сработала для меня. Они могут не работать для вас, что восходит к исходной проблеме общения. Требуется много усилий, чтобы сделать общение лучше, если не правильно. Часто проверяйте, что вы делаете, чтобы убедиться, что это работает.

Совет агентства Forbes — закрытое сообщество руководителей успешных агентств по связям с общественностью, медиастратегии, креативных и рекламных агентств. Имею ли я право?