Скажи що? 5 способів покращити спілкування

Джон Бояноскі є президентом Complete PR, фірми зі зв’язків з громадськістю, що надає повний спектр послуг, розташованої в Грінвіллі, штат Південна Кароліна.

Гетті

Можна подумати, що після принаймні 200 000 років людської мови ми б винайшли спосіб спілкування, який усі розуміють і використовують.

Але ми люди, і це було б надто легко.

Спілкування є ключем до успіху в бізнесі, але багато хто з нас не говорять однією мовою або навіть використовують однакові шаблони. Немає найкращого способу, тому що способів дуже багато. Подумайте про те, як ви спілкуєтеся в офісі (якщо ви навіть ходите в офіс), у кав’ярні чи на заході для спілкування. Крім спілкування віч-на-віч, є телефонні дзвінки, електронні листи, текстові повідомлення, повідомлення Slack, FaceTime, конференц-дзвінки та прямі повідомлення. І це лише ті середовища, з якими я відчуваю себе комфортно. Я впевнений, що є й інші, про які я ще навіть не чув.

У мене є клієнти з найрізноманітнішими потребами, і навчитися керувати всіма ними ефективно та результативно залишається щоденним завданням. Жоден клієнт не є насправді однаковим. Жодна людина насправді не схожа. Насправді створення надійних каналів зв’язку може бути однією з найскладніших частин відносин із клієнтом.

Отже, як визначити найкращі способи спілкування зі своїми клієнтами та партнерами?

1. Запитайте їх, а потім адаптуйте

Я дуже рано зрозумів, що найкращий спосіб відкритого спілкування — це дізнатися, як інша людина хоче спілкуватися. Тож запитайте їх. Якщо ви надсилаєте електронний лист клієнту, а той не перевіряє свою електронну пошту, робота зупиняється. Якщо клієнт в основному виконує роботу за допомогою тексту, а ви ні, вам потрібно адаптуватися.

2. Оптимізуйте процес

Я виявив, що один із найкращих способів полегшити спілкування – це спростити процес. Якщо ви запитуєте когось про просту інформацію, ви не завжди можете отримати найкращу відповідь. Можливо, вам доведеться надати реальні параметри того, що ви запитуєте, щоб отримати правильні відповіді. Наприклад, якщо мені потрібна біографічна інформація про нового клієнта, я можу попросити її надати. Я можу отримати кілька речень, а можу отримати сторінки для перегляду. Але якщо я попрошу конкретну біографічну інформацію, яка мені потрібна, наприклад, їхнє рідне місто, рівень освіти, досвід роботи тощо, я, ймовірно, отримаю потрібну інформацію швидше. Однак обтічність має бути зручною для роботи. Якщо комусь доводиться робити численні громіздкі кроки, щоб отримати інформацію, це лише погіршує ситуацію.

3. Будьте послідовними

Це ключове значення для розмежування внутрішніх і зовнішніх комунікацій. Багато компаній дуже стараються оптимізувати свої внутрішні комунікації, але потім вони часто порушують ці правила. Наприклад, компанія може налаштувати канал Slack для співробітників, щоб обмінюватися інформацією, щоб звільнити час, витрачений на електронні листи, але потім швидко знову перейти до використання своїх електронних листів. Якщо ви не дотримуєтесь своїх внутрішніх форм комунікації, як ви можете розраховувати на це щодо зовнішніх?

4. Встановіть терміни

Якщо це важливо, завжди встановлюйте часові рамки для відповіді на повідомлення. Це ключ. Це може бути терміновим для вас, але якщо інша особа не знає про це, вони можуть зробити це другорядною проблемою. Це моя найбільша проблема. Я жахливо встановлюю терміни для надання інформації.

5. Будьте гнучкими

Так, це якось суперечить моїй третій пораді, але якщо щось не працює, усвідомте це та змініть. Той клієнт, який сказав, що хоче отримати електронний лист, але не відповідає? Знайдіть новий шлях до них. Зателефонуйте, запросіть зустріч або напишіть. Зробіть щось, щоб воно працювало краще.

Тепер ця тактика спрацювала для мене. Вони можуть не працювати на вас, що повертається до початкової проблеми спілкування. Потрібно багато зусиль, щоб зробити комунікацію кращою, якщо не правильною. Часто переглядайте те, що ви робите, щоб переконатися, що це працює.

Forbes Agency Council — це спільнота для керівників успішних зв’язків з громадськістю, медіа-стратегії, креативних і рекламних агенцій. Чи маю я право?