Lo que las organizaciones deben saber sobre cómo comenzar con la automatización del flujo de trabajo

Antti Nivala es fundador y director ejecutivo de M-Files, líder mundial en gestión de la información.

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En el clima de negocios actual, las cosas se mueven más rápido que nunca. Las organizaciones ahora tienen la tarea de administrar y proteger más información, y la velocidad y la eficiencia se han convertido en dos de las principales prioridades que permiten a las organizaciones mantenerse al día con el ritmo de los negocios.

Sin embargo, muchas empresas aún confían en los enfoques heredados para administrar esa afluencia de información, como el proceso de múltiples pasos de envío por correo, espera y respuesta antes de que se pueda finalizar un contrato. En cambio, las organizaciones de hoy deberían considerar soluciones que les permitan aumentar la productividad, mejorar la eficiencia y generar un impacto comercial significativo. Una forma en que las organizaciones pueden lograr estos objetivos es incorporando la automatización en sus flujos de trabajo existentes.

La automatización del flujo de trabajo automatiza las tareas laborales diarias de acuerdo con reglas comerciales predeterminadas para aumentar la consistencia, mejorar la eficiencia y lograr un rendimiento más rápido. Ayuda a que los procesos del mundo real sean más simples de seguir y más repetibles. La automatización del flujo de trabajo rara vez hace que un proceso sea completamente automático, pero la simplificación y eliminación de pasos mecánicos, y la orientación que proporciona, pueden tener un impacto significativo en el resultado final.

Por ejemplo, estos son algunos de los beneficios que se pueden esperar de la automatización del flujo de trabajo:

Productividad incrementada

La automatización de tareas específicas en torno a la información del cliente puede ayudar a reducir algunas de las tareas mundanas que consumen mucho tiempo y que a menudo conducen a ciclos innecesarios. A través de la automatización del flujo de trabajo, los empleados son guiados automáticamente a través del proceso, por lo que no tienen que recordar físicamente lo que viene a continuación o pasar incontables minutos buscando ese documento perdido hace mucho tiempo.

Cuando un empleado inicia un nuevo proyecto de cliente, por ejemplo, la automatización del flujo de trabajo puede proporcionar automáticamente el contexto de fondo, así como plantillas precargadas para los entregables del proyecto. De manera similar, cuando se finalizan los entregables, la automatización del flujo de trabajo puede garantizar que se completen todas las revisiones y aprobaciones requeridas antes de compartir el resultado final.

Sensación de seguridad

Con la automatización del flujo de trabajo, los procesos existentes se pueden configurar para que se sigan de manera intuitiva, de modo que el trabajo se realice a tiempo y la información se entregue de manera proactiva al destino correcto. Los flujos de trabajo correctos, los controles de seguridad, la gestión de registros y las aprobaciones se aplican a la información automáticamente, lo que ayuda a garantizar que los empleados ya no tengan miedo de cometer errores.

Fuertes estándares de cumplimiento

La gestión de la información es una parte crítica para lograr el cumplimiento, especialmente en industrias altamente reguladas.

La automatización del flujo de trabajo puede garantizar automáticamente que se apliquen las políticas, que los documentos estén protegidos y que los archivos se creen, almacenen, usen y conserven de manera que cumplan con los requisitos reglamentarios. La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a garantizar que los proyectos avancen a través de todos los pasos requeridos de manera adecuada y que se sigan todas las reglas para cumplir con los requisitos de cumplimiento, lo que puede ayudar a garantizar que solo las personas adecuadas tengan acceso a la información confidencial.

Pista de auditoría mejorada

La automatización del flujo de trabajo también puede permitir a las organizaciones realizar un seguimiento del historial de versiones de la información y ver inmediatamente un registro de auditoría. Cada paso se documenta automáticamente con un sello de fecha y hora. Las organizaciones obtienen visibilidad instantánea de la pista de auditoría en todos los documentos para facilitar la supervisión del control y mostrar evidencia de cumplimiento.

Los registros rastreables proporcionados por los flujos de trabajo automatizados brindan pruebas de que se está siguiendo un proceso requerido, como que solo se otorga acceso a personas específicas, lo cual es valioso para cumplir con los estrictos requisitos de auditoría externa. Por ejemplo, una empresa compatible con ISO que ha implementado flujos de trabajo en un sistema de gestión de calidad (QMS) puede demostrar que está procesando las acciones correctivas y preventivas de manera adecuada.

Cómo comenzar con la automatización del flujo de trabajo

A medida que las empresas continúan agregando herramientas adicionales a su pila de tecnología, desde ERP (planificación de recursos empresariales) hasta CRM (gestión de relaciones con el cliente) y sistemas de recursos humanos (recursos humanos), es importante asegurarse de que los esfuerzos no se dupliquen en múltiples sistemas. La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a ser la herramienta práctica que une todo.

Para comenzar su viaje de automatización del flujo de trabajo, es importante recordar que está bien comenzar de a poco y crecer. Comience con un proceso que no sea demasiado complejo de automatizar y utilícelo como un medio para validar la solución, facilitar la gestión de cambios y aprender cómo implementar mejor la automatización en su organización.

Piense en un proceso que no sea de misión crítica, de modo que si hay problemas o demoras con la implementación, los efectos sean mínimos. Un proceso que tiene un alcance limitado con respecto a la organización (es decir, un proceso específico del departamento, en lugar de para toda la empresa) suele ser un buen punto de partida. Comenzar con un proceso de alcance limitado también puede permitir pruebas e iteraciones más eficientes dentro de un grupo más pequeño para obtener la retroalimentación más procesable.

Una vez que se ha dominado la automatización de procesos no críticos, es más fácil desarrollarla mediante la automatización de soluciones adicionales y más complejas. Comenzar poco a poco le permite comprender y definir mejor sus objetivos para implementar una solución automatizada para que pueda asegurarse de que la automatización mejore los procesos con el tiempo y brinde el valor deseado.

Al incorporar la automatización del flujo de trabajo, el mayor obstáculo suele ser el hecho de que las personas están tan acostumbradas a aprobar y mover información manualmente, que han convertido esto en una parte clave de su trabajo en lugar de comprender realmente que es simplemente un trabajo ocupado. Tener conversaciones con los empleados para ayudarlos a comprender cómo la automatización del flujo de trabajo puede ayudarlos a concentrarse en un trabajo de mayor valor, en lugar de gastar ciclos interminables en trabajo manual innecesario, es una parte clave de una estrategia exitosa de automatización del flujo de trabajo. Los seres humanos siguen siendo el mayor obstáculo para el éxito si no comprenden el valor potencial desde el principio.

Con el aumento masivo en la cantidad de datos que las organizaciones generan, procesan y recopilan de innumerables fuentes de datos, la automatización del flujo de trabajo puede permitir a las empresas mantenerse al día con los entornos en constante cambio. Al comenzar poco a poco y comunicar los beneficios a los empleados por adelantado, la automatización del flujo de trabajo puede aumentar la eficiencia, la productividad y los esfuerzos de cumplimiento, pero solo si se aborda de manera bien planificada.

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