Что организации должны знать о начале работы с автоматизацией рабочих процессов

Антти Нивала — основатель и генеральный директор M-Files, мирового лидера в области управления информацией.

гетти

В сегодняшнем деловом климате дела идут быстрее, чем когда-либо. Теперь перед организациями стоит задача управления и защиты большего количества информации, а скорость и эффективность стали двумя главными приоритетами, которые позволяют организациям не отставать от темпов бизнеса.

Тем не менее, многие предприятия по-прежнему полагаются на устаревшие подходы к управлению потоком информации, такие как многоэтапный процесс рассылки, ожидания и ответа, прежде чем контракт может быть завершен. Вместо этого сегодня организациям следует рассмотреть решения, которые позволят им повысить производительность, повысить эффективность и оказать значительное влияние на бизнес. Один из способов, с помощью которого организации могут достичь этих целей, — автоматизация существующих рабочих процессов.

Автоматизация рабочих процессов автоматизирует повседневные рабочие задачи в соответствии с заранее определенными бизнес-правилами для повышения согласованности, повышения эффективности и увеличения пропускной способности. Это помогает сделать реальные процессы более простыми для отслеживания и более воспроизводимыми. Автоматизация рабочего процесса редко делает процесс полностью автоматизированным, но оптимизация и устранение механических шагов, а также предоставляемые ими рекомендации могут оказать существенное влияние на итоговую прибыль.

Например, вот несколько преимуществ, которые можно ожидать от автоматизации рабочего процесса:

Повышенная производительность

Автоматизация конкретных задач, связанных с информацией о клиенте, может помочь сократить количество рутинных и трудоемких задач, которые часто приводят к ненужным циклам. Благодаря автоматизации рабочего процесса сотрудники автоматически направляются в процессе, поэтому им не нужно физически помнить, что будет дальше, или тратить бесчисленные минуты на поиск давно потерянного документа.

Например, когда сотрудник запускает новый клиентский проект, автоматизация рабочего процесса может автоматически предоставлять фоновый контекст, а также предварительно заполнять шаблоны для результатов проекта. Точно так же, когда конечные результаты дорабатываются, автоматизация рабочего процесса может обеспечить выполнение всех необходимых проверок и утверждений, прежде чем делиться окончательным результатом.

Чувство безопасности

С помощью автоматизации рабочих процессов существующие процессы можно настроить так, чтобы им можно было интуитивно следовать, чтобы работа выполнялась вовремя, а информация заранее доставлялась в нужное место. Правильные рабочие процессы, элементы управления безопасностью, управление записями и утверждения применяются к информации автоматически, помогая гарантировать, что сотрудникам больше не нужно бояться совершать ошибки.

Строгие стандарты соответствия

Управление информацией является важной частью обеспечения соответствия требованиям, особенно в строго регулируемых отраслях.

Автоматизация рабочих процессов может автоматически обеспечивать применение политик, защиту документов и создание, хранение, использование и хранение файлов в соответствии с нормативными требованиями. Автоматизация рабочего процесса может помочь обеспечить надлежащее продвижение проектов по всем необходимым этапам и соблюдение всех правил для соблюдения требований соответствия, что может помочь гарантировать, что только нужные люди имеют доступ к конфиденциальной информации.

Улучшенный журнал аудита

Автоматизация рабочего процесса также может позволить организациям отслеживать историю версий информации и немедленно просматривать контрольный журнал. Каждый шаг документируется автоматически с отметкой даты и времени. Организации получают мгновенный доступ к аудиторскому журналу по всем документам, чтобы упростить контроль и наблюдение за соблюдением нормативных требований.

Отслеживаемые записи, предоставляемые автоматизированными рабочими процессами, обеспечивают доказательство того, что требуемый процесс соблюдается, например, доступ предоставляется только определенным лицам, что важно для соблюдения строгих требований внешнего аудита. Например, компания, соответствующая стандарту ISO, которая внедрила рабочие процессы в систему управления качеством (СМК), может доказать, что они правильно обрабатывают корректирующие и предупреждающие действия.

Как начать работу с автоматизацией рабочего процесса

Поскольку компании продолжают добавлять дополнительные инструменты в свой технологический стек — от ERP (планирование ресурсов предприятия) до систем CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) и HR (человеческие ресурсы), важно убедиться, что усилия не дублируются в нескольких системах. Автоматизация рабочего процесса может помочь стать практичным инструментом, который склеивает все воедино.

Чтобы начать свой путь автоматизации рабочего процесса, важно помнить, что можно начинать с малого и расти. Начните с процесса, который не будет слишком сложным для автоматизации, и используйте его как средство для проверки решения, упрощения управления изменениями и изучения того, как лучше всего внедрить автоматизацию в вашей организации.

Подумайте о процессе, который не является критически важным, поэтому, если возникнут проблемы или задержки с внедрением, последствия будут минимальными. Процесс, объем которого ограничен по отношению к организации (т. е. процесс для конкретного отдела, а не для всей компании), часто является хорошей отправной точкой. Начав с процесса, ограниченного по объему, вы также сможете повысить эффективность тестирования и повторения в рамках небольшой группы, чтобы получить наиболее действенную обратную связь.

После того, как вы освоите автоматизацию некритических процессов, вам будет легче опираться на них, автоматизируя дополнительные и более сложные решения. Начав с малого, вы сможете лучше понять и определить свои цели для внедрения автоматизированного решения, чтобы вы могли убедиться, что автоматизация со временем улучшает процессы и обеспечивает желаемую ценность.

При внедрении автоматизации рабочего процесса самым большим препятствием, как правило, является тот факт, что люди настолько привыкли к ручному утверждению и перемещению информации, что превратили это в ключевую часть своей работы, а не по-настоящему понимают, что это просто занятая работа. Обсуждения с сотрудниками, чтобы помочь им понять, как автоматизация рабочего процесса может помочь им сосредоточиться на более важной работе, вместо того, чтобы тратить бесконечные циклы на ненужный ручной труд, является ключевой частью успешной стратегии автоматизации рабочего процесса. Люди остаются самым большим препятствием на пути к успеху, если они не понимают потенциальную ценность с самого начала.

Благодаря значительному увеличению объема данных, которые организации генерируют, обрабатывают и собирают из множества источников данных, автоматизация рабочих процессов может позволить предприятиям идти в ногу с постоянно меняющимися условиями. Начав с малого и заранее сообщая о преимуществах сотрудникам, автоматизация рабочих процессов может повысить эффективность, производительность и соблюдение требований, но только при хорошо спланированном подходе.

Технологический совет Forbes — это сообщество только по приглашению для ИТ-директоров, технических директоров и руководителей технологических компаний мирового класса. Имею ли я право?