¿Que qué? 5 formas de mejorar las comunicaciones

John Boyanoski es el presidente de Complete PR, una firma de relaciones públicas de servicio completo ubicada en Greenville, Carolina del Sur.

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Uno pensaría que después de al menos 200.000 años de habla humana, habríamos encontrado una forma de comunicarnos que todos entienden y usan.

Pero somos humanos y eso sería demasiado fácil.

La comunicación es la clave del éxito comercial, pero muchos de nosotros no hablamos el mismo idioma ni usamos los mismos patrones. No hay mejor manera porque hay muchas maneras. Piense en las formas en que se comunica en la oficina (si es que va a la oficina) o en una cafetería o en un evento de networking. Más allá de la comunicación cara a cara, hay llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de Slack, FaceTime, conferencias telefónicas y mensajes directos. Y estos son solo los medios con los que me siento cómodo. Estoy seguro de que hay otros de los que aún no he oído hablar.

Tengo clientes con todo tipo de necesidades diferentes, y aprender a gestionarlas de manera eficaz y eficiente sigue siendo un desafío diario. Ningún cliente es realmente igual. Ninguna persona es realmente igual. De hecho, crear canales de comunicación sólidos puede ser una de las partes más difíciles de la relación con el cliente.

Entonces, ¿cómo descubre las mejores formas de comunicarse con sus clientes y socios?

1. Pregúntales y luego adapta

Aprendí muy temprano que la mejor manera de comunicarse abiertamente es averiguar cómo quiere comunicarse la otra persona. Así que pregúntales. Si está enviando un correo electrónico a un cliente y ese cliente no revisa su correo electrónico, entonces el trabajo se detiene. Si un cliente hace las cosas principalmente a través de mensajes de texto y tú no, debes adaptarte.

2. Agilice el proceso

Descubrí que una de las mejores maneras de facilitar la comunicación es facilitar el proceso. Si le pide a alguien información simple, es posible que no siempre obtenga la mejor respuesta. Puede que tenga que dar parámetros reales sobre lo que está pidiendo para obtener las respuestas correctas. Por ejemplo, si necesito información biográfica de un nuevo cliente, podría pedírsela. Puede que obtenga algunas oraciones, o puede que tenga páginas para revisar. Pero si pido la información biográfica específica que necesito, como su ciudad natal, antecedentes educativos, experiencia laboral, etc., probablemente obtendré la información que necesito más rápido. Sin embargo, la racionalización tiene que ser conveniente para que funcione. Si alguien tiene que tomar numerosos pasos que son engorrosos para obtener información, entonces solo exaspera la situación.

3. Sea consistente

Este es un aspecto clave a la hora de diferenciar las comunicaciones internas de las externas. Muchas empresas se esfuerzan mucho por optimizar sus comunicaciones internas, pero a menudo rompen esas reglas. Por ejemplo, una empresa puede configurar un canal de Slack para que los empleados compartan información para liberar tiempo dedicado a los correos electrónicos, pero luego volver a usar sus correos electrónicos rápidamente. Si no está siendo consistente con sus formas internas de comunicación, ¿cómo puede esperar hacerlo con las externas?

4. Establecer plazos

Si es importante, dé siempre un margen de tiempo para contestar las comunicaciones. Esa es la clave. Puede ser urgente para ti, pero a menos que la otra persona lo sepa, puede convertirlo en un tema secundario. Este es mi mayor problema. Soy terrible para dar plazos para que se responda la información.

5. Sea flexible

Sí, esto contradice mi tercer consejo, pero si algo no funciona, date cuenta y cámbialo. ¿Ese cliente que dijo que quería recibir un correo electrónico, pero no responde? Encuentra una nueva forma de llegar a ellos. Llama, solicita una reunión o envíales un mensaje de texto. Haz algo para que funcione mejor.

Ahora, estas tácticas son las que me han funcionado. Es posible que no funcionen para usted, lo que se remonta al problema original de la comunicación. Se necesita mucho esfuerzo para que las comunicaciones sean mejores, si no correctas. Revise lo que está haciendo con frecuencia para asegurarse de que funciona.

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