16 практичних способів гарантувати, що команди всієї компанії постійно оновлюють програмне забезпечення

У той час як технічні керівники та команди знають, що регулярні оновлення програмного забезпечення є важливими для підтримки та покращення продуктивності та безпеки пристроїв і програм, більшість решти персоналу компанії можуть сприймати їх як періодичні неприємності, які можна безпечно відкласти, «доки у мене не буде часу». » Однак нехтування регулярними оновленнями, особливо виправленнями, орієнтованими на безпеку, може не тільки призвести до зниження продуктивності програмного забезпечення (і втрати нових «наворотів»), але також може зробити користувачів і компанію вразливими для кібератак.

На щастя, від зосереджених освітніх зусиль до автоматизації та гейміфікації тощо, є багато варіантів підвищення обізнаності про важливість оновлень програмного забезпечення та полегшення тягаря йти в ногу з ними — як для технічних лідерів, так і для працівників. Нижче 16 членів технологічної ради Forbes діляться деякими практичними способами, якими технічний лідер може змусити свою команду всієї компанії оновлювати програмне забезпечення (і бути в курсі подій).

Учасники зображені зліва направо.

Фотографії люб'язно надані окремими учасниками.

1. Скористайтеся силою командних стимулів

Використовуйте силу колективних командних стимулів для досягнення позитивних результатів. Організуйте дружні змагання з винагородами для команд, які вчасно виконають поставлені завдання. Використовуйте силу взаємозалежності винагороди: простіше кажучи, пов’яжіть продуктивність кожного окремого працівника з результатами його команди. Члени мотивовані виконувати свої завдання через страх погіршити ефективність своєї команди. Це працює! – Джудіт Шерон, OnPage Corporation

2. Класифікуйте оновлення за терміновістю та/або необхідністю

Сучасні технології зазвичай оновлюються у фоновому режимі та інформують користувачів про нові функції, навороти та свистки. Для старішого програмного забезпечення двома більш практичними способами вплинути на те, щоб користувачі оновлювалися, є: 1. класифікація оновлень на «обов’язкові для оновлення», «придатні для оновлення» та «необов’язкові оновлення» та 2. проактивне та прозоре інформування членів команди про переваги оновлення. – Аджай Джотвані, i2Chain

Технологічна рада Forbes — це спільнота для ІТ-директорів, технічних директорів і технічних керівників світового рівня. Чи маю я право?

3. Переконайтеся, що кожна особа розуміє свою життєво важливу роль у кіберстійкості

Створіть культуру кібервідмовостійкості. Це починається з інвестування у ваші таланти, щоб вони відчули, що вони є частиною команди, де кожна особа відіграє життєво важливу роль у збереженні активів компанії. Є важливі ідеї, якими можна поділитися: «Відповідайте меті та будьте готові до роботи. Час не на нашому боці. Швидкість є найважливішою валютою кіберстійкості: швидкість реалізації, швидкість реагування та швидкість відновлення». – Кевін Лінч, Optiv

4. Зробіть оновлення максимально зрозумілим і простим

Багаторазове спілкування має вирішальне значення для оновлень, а також чітке й лаконічне пояснення того, чому вони важливі та що вони роблять для покращення середовища кожного, наприклад, підвищення безпеки та/або швидкості. Вашою метою має бути обмін скріншотами змін і зробити оновлення максимально зрозумілим і простим. Ніхто не любить сюрпризів, найменше коли це порушує роботу технічних систем, від яких вони залежать. – Ейнслі Маклін, Mid-Atlantic Permanente Medical Group I Kaiser Permanente Mid-Atlantic States

5. Розгляньте рішення SaaS для видалення оновлень з планшетів користувачів

Оновлення змінюють те, до чого звикли бізнес-користувачі, і потребують часу. Але робота технічного керівника полягає в тому, щоб навчати персонал тому, чому вони критично важливі для бізнес-операцій. Потім зробіть усе можливе, щоб полегшити їх. Якщо ви перейдете на програмне забезпечення як послугу, оновлення не вимагатимуть жодних зусиль від бізнесу. В іншому випадку, вибираючи час, враховуйте вподобання свого персоналу — краще оновлюватись за ніч. І перевірте, чи можете ви автоматизувати весь процес. – Надя Книш, a1qa

6. Гейміфікуйте результати

Одним із найпростіших способів для нас була гейміфікація результатів. Для простих циклів виправлення ми часто вводили кожного користувача, який застосовує виправлення та перезавантажується, у лотерею для невеликих подарункових карток (таких як Starbucks, Dunkin' тощо). Це створює невеликий стимул для них виконати оновлення. Ми також відомі тим, що публікуємо організаційні бали з невеликими призами за безпеку для організацій, які досягли 100% відповідності до кінцевого терміну. – Майкл Адлер, N-able

7. Впроваджуйте автоматичні оновлення

Впроваджуйте автоматичні оновлення, заплановані на непікові години, наприклад вночі або у вихідні. Це може допомогти мінімізувати будь-які перешкоди для співробітників і забезпечити своєчасне встановлення оновлень. Автоматизацію також можна налаштувати для встановлення лише критичних оновлень, а не всіх доступних оновлень; це може зменшити кількість часу та зусиль, необхідних для встановлення та тестування. – Мілан Дордевіч, Proctorio Incorporated

8. Визначте чемпіонів, щоб заохотити товаришів по команді

Хоча оновлення можуть не виглядати як зміни, вони є зривами, і ключовим фактором, який допоможе командам прийняти зміни, є визначення чемпіонів. Окрім того, що оновлення є обов’язковими, вам може допомогти наявність чемпіонів серед ваших команд, які усвідомили важливість оновлень. Ніхто не хоче, щоб мама чи тато вказували їм, що робити, але коли друг запитує, це сприймається краще. – Джонатан Карделла, Ventive, LLC

9. Заплануйте «тиху годину» для всієї компанії

Заплануйте «тиху годину» для всієї компанії без онлайн-дзвінків і зустрічей. Потім попросіть усіх членів компанії використати цю годину для оновлення своїх ноутбуків і ПК. – Марія Скотт, TAINA Technology

10. Зберігайте відповідальність за оновлення в ІТ

Само собою зрозуміло — чи має бути — що довіряти користувачам оновлення програмного забезпечення є дурним кроком. Це не робота користувача, і цей шлях звільняє ІТ-фахівців від відповідальності за базове керування виправленнями, більшість з яких легко автоматизувати. Такі інструменти, як Windows Server Update Services, дозволяють планувати, відстежувати та навіть примусово виконувати критичні оновлення. – Адам Стерн, Infinitely Virtual

11. Майте внутрішню систему для моніторингу та забезпечення виконання оновлених політик компанії

Безпека повинна бути наріжним каменем організації. Наявність оновлених оновлених версій програмного забезпечення відвертає увагу зловмисників від вас до тих, хто не застосував ці заходи безпеки. Хоча це гарна ідея розпочати з навчання працівників, також важливо створити внутрішню систему для моніторингу та забезпечення дотримання політики та процедур компанії, пов’язаних з оновленнями програмного забезпечення. – Роберт Стшелецький, TenderHut

12. Плануйте періодичні простої виробництва для оновлень

Встановіть час простою виробництва для обов’язкових оновлень, особливо якщо вони відбуваються регулярно. Налаштуйте процедуру щомісячного (або щоквартального) розгортання, де сервери компанії можуть бути недоступні під час оновлення. Повідомляйте людей завчасно, сповіщайте про початок простою та сповіщайте про відновлення роботи сервера. Не залишайте важливі оновлення в руках окремої особи. – Нік Фройліх, Сарітаса

13. Нехай технічна команда регулярно консультується з кожним членом команди

Компанії повинні переконатися, що технічні групи планують принаймні щорічні консультації з кожним членом команди. Ці консультації можна використати, щоб переконатися, що всі технології актуальні та що члени команди можуть надати відгук про те, як ІТ може краще їх підтримувати. Технічні команди повинні працювати в межах усього бізнесу та взаємодіяти з кожним членом команди, щоб не залишатися у власних силосах. – Блер Каррі, Snibble Corp.

14. Використовуйте програмне забезпечення для керування мобільними пристроями

Найефективніший — і, безперечно, найпрактичніший — спосіб оновлення програмного забезпечення — це використовувати програмне забезпечення для керування мобільними пристроями, щоб автоматизувати цей процес. Змусити людей робити що-небудь вручну важко (і невдячно), але це ще громіздкіше, коли це пов’язано із завданнями щодо дотримання вимог. Автоматизація цих оновлень заощадить вам купу часу та масу горя ваших користувачів. – Sterling Lanier, під ключ

15. Підкресліть питання безпеки

У сучасному середовищі безпеки, коли щоденно надходять новини про кібератаки по всьому світу, вкрай важливо, щоб нетехнічні працівники були навчені своєчасно виконувати оновлення. Багато з цих оновлень суто з метою безпеки, а не обов’язково для покращення можливостей чи функцій. Безперервне навчання є ключовим для забезпечення своєчасного застосування поточних оновлень. – Кевін Бізлі, VAI

16. Зробіть оновлення частиною розпорядку дня співробітників

Зробіть оновлення частиною рутини кожного, наприклад установіть годинник, щоб надсилати їх. Зміцнення рутини може передбачати виділення певного часу для оновлень, надання чітких інструкцій і підтримку. Якщо ви робите оновлення частиною рутини, працівники сприйматимуть це як природну частину своєї роботи, а системи компанії зможуть працювати краще та безпечніше. – Андрес Зуніно, ZirconTech