16 formas prácticas de garantizar que los equipos de toda la empresa mantengan su software actualizado

Si bien los líderes y equipos tecnológicos saben que las actualizaciones periódicas de software son esenciales para mantener y mejorar el rendimiento y la seguridad de los dispositivos y las aplicaciones, gran parte del resto del personal de una empresa puede verlos como molestias periódicas que se pueden posponer de manera segura "hasta que tenga tiempo". ” Sin embargo, descuidar las actualizaciones periódicas, especialmente los parches centrados en la seguridad, no solo puede conducir a un software de rendimiento más lento (y perderse nuevas "campanas y silbatos"), sino que también puede dejar a los usuarios y a la empresa vulnerables a los ataques cibernéticos.

Afortunadamente, desde los esfuerzos de educación enfocados hasta la automatización, la gamificación y más, hay muchas opciones para aumentar la conciencia sobre la importancia de las actualizaciones de software y aliviar la carga de mantenerse al día, tanto para los líderes tecnológicos como para los empleados. A continuación, 16 miembros del Consejo de Tecnología de Forbes comparten algunas formas prácticas en que un líder tecnológico puede hacer que su equipo de toda la empresa actualice su software (y se mantenga actualizado).

Integrantes representados de izquierda a derecha.

Fotos cortesía de los miembros individuales.

1. Apóyate en el poder de los incentivos de equipo

Utilice el poder de los incentivos de equipo colectivo para impulsar resultados positivos. Organiza un concurso amistoso con recompensas para los equipos que realicen tareas predefinidas a tiempo. Y aproveche el poder de la interdependencia de las recompensas: en pocas palabras, vincule el desempeño de cada empleado individual con el de su equipo. Los miembros están motivados para completar sus tareas por temor a reducir el rendimiento de su equipo. ¡Funciona! – Judit Sharon, Corporación OnPage

2. Clasificar las Actualizaciones por Urgencia y/o Necesidad

La tecnología moderna generalmente se actualiza en segundo plano e informa a los usuarios sobre nuevas funciones, campanas y silbatos. Para el software antiguo, dos de las formas más prácticas de influir en los usuarios para que actualicen son 1. clasificar las actualizaciones en "actualización obligatoria", "buena actualización" y "actualización opcional" y 2. informar de forma proactiva y transparente a los miembros del equipo sobre los beneficios de la actualización. actualizaciones -Ajay Jotwani, i2Chain

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3. Asegúrese de que cada persona comprenda su función vital en la resiliencia cibernética

Crear una cultura de resiliencia cibernética. Eso comienza con invertir en el talento que tiene, haciéndoles sentir que son parte de un equipo donde cada persona juega un papel vital para asegurar los activos de la empresa. Hay ideas importantes para compartir: “Estar en forma para el propósito y estar listo para empezar. El tiempo no está de nuestro lado. La velocidad es la moneda más importante en la resiliencia cibernética: la velocidad de implementación, la velocidad de reacción y la velocidad de recuperación”. – Kevin Lynch, Óptico

4. Haga que la actualización sea lo más comprensible y fácil posible

La comunicación repetida es crucial con las actualizaciones, al igual que compartir clara y sucintamente por qué son importantes y qué hacen para mejorar el entorno de todos, por ejemplo, mejorar la seguridad y/o la velocidad. Su objetivo debe ser compartir capturas de pantalla del cambio y hacer que la actualización sea lo más comprensible y fácil posible. A nadie le gustan las sorpresas, y menos cuando interrumpe los sistemas técnicos de los que depende. – Ainsley MacLean, Mid-Atlantic Permanente Medical Group I Kaiser Permanente Mid-Atlantic States

5. Considere una solución SaaS para eliminar las actualizaciones de las placas de los usuarios

Las actualizaciones cambian aquello a lo que se han acostumbrado los usuarios comerciales y toman tiempo. Pero es el trabajo de un líder tecnológico educar al personal sobre por qué son críticos para las operaciones comerciales. Luego, haz tu mejor esfuerzo para aliviarlos. Si cambia al software como servicio, las actualizaciones no requerirán ningún esfuerzo por parte de la empresa. De lo contrario, tenga en cuenta las preferencias de su personal al decidir el momento: las actualizaciones nocturnas son mejores. Y verifique si puede automatizar todo el proceso. – Nadya Knysh, a1qa

6. Gamificar los resultados

Una de las formas más fáciles para nosotros ha sido gamificar los resultados. Para los ciclos de parches simples, a menudo ingresamos a cada usuario que aplica los parches y reinicia en una lotería de pequeñas tarjetas de regalo (como Starbucks, Dunkin', etc.). Esto crea un pequeño incentivo para que realicen la actualización. También se sabe que publicamos puntajes organizacionales con pequeños premios de seguridad para las organizaciones que logran el 100 % de cumplimiento antes de una fecha límite. – Michael Adler, N-capaz

7. Implementar actualizaciones automáticas

Implemente actualizaciones automáticas que estén programadas para ocurrir fuera de las horas pico, como por la noche o los fines de semana. Esto puede ayudar a minimizar cualquier interrupción para los empleados y garantizar que las actualizaciones se instalen de manera oportuna. Una automatización también se puede configurar para instalar solo actualizaciones críticas, en lugar de todas las actualizaciones disponibles; esto puede reducir la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para instalar y probar. -Milán Dordevic, Proctorio Incorporated

8. Identifique campeones para alentar a los compañeros de equipo

Si bien las actualizaciones pueden no parecer cambios, son interrupciones y un factor clave para ayudar a los equipos a adoptar el cambio es identificar campeones. Además de hacer que las actualizaciones sean obligatorias, tener campeones entre sus equipos que hayan aceptado la importancia de las actualizaciones puede ayudar. Nadie quiere que mamá o papá les digan qué hacer, pero cuando un amigo pregunta, es mejor recibido. -Jonathan Cardella, Ventive, LLC

9. Programe una 'hora tranquila' para toda la empresa

Programe una "hora tranquila" en toda la empresa sin llamadas ni reuniones en línea. Luego, solicite que todos en la empresa usen esta hora para actualizar sus computadoras portátiles y PC. – María Scott, Tecnología TAINA

10. Mantenga la responsabilidad de las actualizaciones con TI

No hace falta decir, o debería decirse, que confiar a los usuarios las actualizaciones de software es una tontería. No es el trabajo del usuario, y seguir ese camino absuelve a los profesionales de TI de la responsabilidad de la administración básica de parches, muchos de los cuales son fáciles de automatizar. Las herramientas como Windows Server Update Services hacen que sea práctico programar, rastrear e incluso forzar actualizaciones críticas. – Adam Stern, Infinitamente virtual

11. Contar con un Sistema Interno de Seguimiento y Cumplimiento de las Políticas de Actualización de la Empresa

La seguridad debe ser una piedra angular de la organización. Tener versiones de software actualizadas y parcheadas desvía la atención de los atacantes hacia aquellos que no han implementado estas medidas de seguridad. Si bien es una buena idea comenzar educando a los empleados, también es esencial implementar un sistema interno para monitorear y hacer cumplir las políticas y procedimientos de la empresa relacionados con las actualizaciones de software. -Robert Strzelecki, TenderHut

12. Programe el tiempo de inactividad de producción periódico para las actualizaciones

Incorpore el tiempo de inactividad de la producción para las actualizaciones obligatorias, especialmente si ocurren con regularidad. Configure una rutina para implementaciones mensuales (o trimestrales), donde los servidores de la empresa pueden estar inaccesibles durante la actualización. Avise a las personas con anticipación, un aviso cuando comience el tiempo de inactividad y un aviso cuando el servidor vuelva a funcionar. No deje las actualizaciones críticas en manos del individuo. -Nik Froehlich, Saritasa

13. Haga que el equipo técnico consulte regularmente con cada miembro del equipo

Las empresas deben asegurarse de que los equipos de tecnología programen al menos consultas anuales con cada miembro del equipo. Estas consultas se pueden utilizar para garantizar que toda la tecnología esté actualizada y que los miembros del equipo puedan proporcionar comentarios sobre cómo TI puede ayudarlos mejor. Los equipos de tecnología deben trabajar en toda la empresa e interactuar con todos los miembros del equipo en lugar de estar aislados en sus propios silos. -Blair Currie, Snibble Corp.

14. Aproveche el software de administración de dispositivos móviles

La forma más efectiva, y con mucho, la más práctica, de actualizar el software es usar el software de administración de dispositivos móviles para automatizar este proceso. Lograr que los humanos hagan algo manualmente es difícil (y desagradecido), pero es aún más engorroso cuando se trata de tareas relacionadas con el cumplimiento. La automatización de estas actualizaciones le ahorrará una tonelada de tiempo y una tonelada de dolor por parte de sus usuarios. – Sterling Lanier, llave en mano

15. Enfatice los problemas de seguridad

En el entorno de seguridad actual, donde hay noticias diarias de ataques cibernéticos que ocurren en todo el mundo, es imperativo que los empleados no técnicos estén capacitados para realizar actualizaciones de manera oportuna. Muchas de estas actualizaciones son estrictamente para fines de seguridad y no necesariamente para mejorar características o funciones. La educación continua es clave para garantizar que las actualizaciones continuas se apliquen de manera oportuna. -Kevin Beasley, VAI

16. Haga que las actualizaciones sean parte de las rutinas de los empleados

Haga que las actualizaciones sean parte de la rutina de todos, como programar un reloj para enviarlas. Reforzar la rutina podría implicar reservar tiempos específicos para actualizaciones, proporcionar instrucciones claras y ofrecer apoyo. Si hace que las actualizaciones formen parte de la rutina, los empleados lo verán como una parte natural de su trabajo y los sistemas de la empresa pueden funcionar mejor y de manera más segura. – Andrés Zunino, ZirconTech