Настав час дієти для зборів
Починаючи з Нового року, багато людей почали дієти, багато з них, швидше за все, вже відмовилися. Але є одна дієта, яку можна почати будь-коли. Ця дієта зробить вашу команду щасливішою, продуктивнішою та активнішою. Це дієта для зустрічей.
Настав час для зустрічної дієти?
Гетті
Зустріч Фрікціон
Зустрічі займають величезну кількість часу, часто приносячи мало користі. Встановлено, що одна регулярна зустріч топ-менеджерів компанії займає 300 000 годин на рік!
У своїй книзі «Тертя» я наводжу інші тривожні статистичні дані зустрічей, щоб показати, скільки непотрібних зусиль вони можуть спричинити. Дослідження, проведене Bain & Company, показало, що типовий менеджер середньої ланки або керівник першої лінії мав лише 6 з половиною годин на тиждень безперервного робочого часу, хоча працював у середньому 47 годин на тиждень!
Інше дослідження, проведене Boston Consulting Group, показало, що зустрічі та інша непродуктивна діяльність витрачають від 40 до 80% часу людей в офісі, вбиваючи продуктивність і збільшуючи «страждання».
Навіть процес планування зустрічей може займати майже п’ять годин на тиждень. Використання програмного забезпечення для планування може пришвидшити організацію зустрічей, але це пов’язано з ризиком: ці програми дозволяють легко запросити людей одним або двома клацаннями. Це здається ефективним, але також може призвести до більших зустрічей, які не є важливими для деяких учасників.
Перерва на зустріч Shopify
Shopify, велика платформа електронної комерції, робить сміливі кроки, щоб зменшити кількість зустрічей, які відвідують її співробітники. «Зустрічі, як правило, є помилкою», – каже Тобі Лутке, засновник фірми.
У пам’ятці для персоналу компанія заявила, що виключить усі повторювані зустрічі з трьома або більше людьми та запровадить двотижневий «період охолодження», перш ніж будь-яку з цих зустрічей можна буде знову додати до календарів.
Крім того, компанія відновить вільні від зустрічей середи та обмежить великі зустрічі «для всіх» із понад 50 людьми шестигодинним вікном у четвер. Ці переїзди мають на меті звільнити час співробітників. Shopify стверджує, що зміни видалять майже 10 000 подій із календарів співробітників і створять понад 76 500 годин часу для інших, ймовірно, більш продуктивних дій.
У Shopify зустрічі розглядаються як частина конфлікту «виробник проти менеджера». Головний операційний директор Каз Неджатян оголосив про скасування зустрічі, написавши у Твіттері «Давайте повернемо людям їхній час для створення. Компанії для будівельників. Не менеджери».
Окрім процесу скасування зустрічі, Shopify використовує автоматизацію, щоб попередити всіх, хто намагається запланувати зустріч на середу. Вони також заохочують співробітників залишати великі групи Slack.
Дієта зборів
Як і харчові дієти, дієти для зустрічей бувають усіх форм і розмірів. Я вважаю підхід Shopify «закрити всі зустрічі» цікавим. Це трохи схоже на дієти для схуднення, які починаються з тижня або двох суворих обмежень, перш ніж повернутися до здорового, але більш стійкого плану харчування.
Підхід Shopify також нагадує нульове бюджетування, техніку, яка використовується для зменшення витрат шляхом перегляду кожного видатку під час підготовки річних бюджетів на відміну від звичайної практики перенесення більшості статей.
Як і у випадку з харчовими дієтами, не перші кілька тижнів мають найбільше значення. Це скоріше те, що відбувається протягом наступних тижнів і як виглядає довгостроковий план обслуговування.
Ось кілька ідей, які допоможуть вам спланувати власну дієту для зборів:
Впроваджуйте «день без зустрічей» або «день без зустрічей» щотижня, щоб дати співробітникам принаймні один повний день, присвячений часу, щоб зосередитися на окремих завданнях. Обмежте кількість присутніх на зустрічах — запрошуйте лише тих, хто справді необхідний для прийняття рішень та обговорення. Деякі компанії встановлюють у своєму програмному забезпеченні для проведення зустрічей обмеження щодо розміру, наприклад, максимум три запрошених. Щоб запросити більше, потрібне схвалення. Дозвольте співробітникам ставити під сумнів необхідність кожної зустрічі та відмовлятися від участі, якщо вони мало що можуть зробити чи отримати. Відеоконференції та інструменти онлайн-співпраці можуть заощадити час, якщо всі не в одному місці. Але зустрічі в Zoom все одно забирають дорогоцінний час. Як альтернативу або доповнення до дня «без зустрічей» встановіть «годину без зустрічей» для кожного дня. Якщо зустріч настільки важлива, що її неможливо скасувати, подумайте про скорочення її тривалості. Періодично нагадуйте людям, що, як каже Лютке, зустрічі зазвичай є «помилкою». Будьте впевнені, що кожен відчуває себе уповноваженим поставити під сумнів необхідність зустрічі, її тривалість і потребу бути присутніми.
Навіть якщо ви не генеральний директор, як Лутке, спробуйте прийняти дієту для зустрічей у своїй частині організації, якою б невеликою вона була. Ви повернете час людям у вашій групі, і, якщо пощастить, ідея пошириться.
