Що організації повинні знати про початок роботи з автоматизацією робочого процесу
Антті Нівала є засновником і генеральним директором M-Files, світового лідера в області управління інформацією.
Гетті
У сучасному діловому кліматі все розвивається швидше, ніж будь-коли. Тепер організаціям доручено керувати більшою кількістю інформації та захищати її, а швидкість і ефективність стали двома головними пріоритетами, які дозволяють організаціям не відставати від темпів бізнесу.
Однак багато компаній досі покладаються на застарілі підходи до керування цим потоком інформації, як-от багатоетапний процес надсилання пошти, очікування та відповіді перед тим, як контракт може бути завершено. Натомість сьогодні організаціям слід розглядати рішення, які дозволять їм підвищити продуктивність, покращити ефективність і забезпечити значний вплив на бізнес. Одним зі способів досягнення цілей організації є автоматизація в існуючі робочі процеси.
Автоматизація робочого процесу автоматизує повсякденні робочі завдання відповідно до заздалегідь визначених бізнес-правил, щоб підвищити послідовність, підвищити ефективність і досягти швидшої пропускної здатності. Це допомагає зробити реальні процеси легшими для відстеження та більш повторюваними. Автоматизація робочого процесу рідко робить процес повністю автоматизованим, але оптимізація та усунення механічних етапів, а також керівництво, яке воно надає, можуть мати значний вплив на кінцевий результат.
Наприклад, ось кілька переваг, яких можна очікувати від автоматизації робочого процесу:
Підвищена продуктивність
Автоматизація конкретних завдань, пов’язаних із клієнтською інформацією, може допомогти скоротити кількість простих, трудомістких завдань, які часто призводять до непотрібних циклів. Завдяки автоматизації робочого процесу співробітники натомість проходять процес автоматично, тож їм не потрібно фізично запам’ятовувати, що буде далі, або витрачати незліченні хвилини на пошук цього давно втраченого документа.
Наприклад, коли співробітник починає новий клієнтський проект, автоматизація робочого процесу може автоматично надати фоновий контекст, а також попередньо заповнити шаблони для результатів проекту. Подібним чином, коли кінцеві результати завершуються, автоматизація робочого процесу може забезпечити завершення всіх необхідних перевірок і схвалень перед оприлюдненням остаточного результату.
Відчуття безпеки
Завдяки автоматизації робочого процесу можна налаштувати інтуїтивно зрозуміле дотримання існуючих процесів, щоб робота виконувалася вчасно, а інформація завчасно доставлялася в потрібне місце призначення. Правильні робочі процеси, засоби контролю безпеки, керування записами та затвердження автоматично застосовуються до інформації, допомагаючи гарантувати, що співробітникам більше не потрібно боятися помилок.
Суворі стандарти відповідності
Управління інформацією є важливою частиною досягнення відповідності, особливо в суворо регульованих галузях.
Автоматизація робочого процесу може автоматично забезпечувати виконання політик, захист документів і створення, зберігання, використання та збереження файлів у спосіб, який відповідає нормативним вимогам. Автоматизація робочого процесу може допомогти переконатися, що проекти належним чином проходять усі необхідні етапи та дотримуються всіх правил для відповідності вимогам, що може допомогти забезпечити доступ до конфіденційної інформації лише потрібним людям.
Покращений аудиторський слід
Автоматизація робочого процесу також може дозволити організаціям відстежувати історію версій інформації та негайно переглядати контрольний слід. Кожен крок документується автоматично з датою та часом. Організації отримують миттєву видимість аудиторського сліду в усіх документах, щоб полегшити нагляд за контролем і показати докази відповідності.
Відстежувані записи, створені автоматизованими робочими процесами, є доказом того, що необхідний процес дотримується, наприклад, доступ надається лише певним особам, що є цінним для виконання суворих вимог зовнішнього аудиту. Наприклад, компанія, яка відповідає вимогам ISO і впровадила робочі процеси в систему управління якістю (QMS), може довести, що вона правильно обробляє коригувальні та запобіжні дії.
Як розпочати автоматизацію робочого процесу
Оскільки компанії продовжують додавати додаткові інструменти до свого набору технологій — від ERP (планування ресурсів підприємства) до CRM (керування взаємовідносинами з клієнтами) і HR (людські ресурси) — важливо переконатися, що зусилля не дублюються в кількох системах. Автоматизація робочого процесу може стати практичним інструментом, який склеює все воєдино.
Щоб розпочати автоматизацію робочого процесу, важливо пам’ятати, що нормально починати з малого та розвиватися. Почніть із процесу, який не буде надто складним для автоматизації, і використовуйте його як засіб перевірки рішення, полегшення керування змінами та вивчення того, як найкраще запровадити автоматизацію у вашій організації.
Подумайте про процес, який не є критично важливим для місії, тому, якщо виникнуть проблеми або затримки з впровадженням, наслідки будуть мінімальними. Хорошою відправною точкою часто є процес, обмежений масштабом щодо організації (тобто, процес, який стосується конкретного відділу, а не всієї компанії). Початок процесу з обмеженим обсягом також може забезпечити більш ефективне тестування та повторення в меншій групі для отримання найбільш дієвого відгуку.
Після того, як автоматизація некритичних процесів буде освоєна, легше розвивати її, автоматизуючи додаткові та більш складні рішення. Починаючи з малого, ви зможете краще зрозуміти та визначити свої цілі щодо впровадження автоматизованого рішення, щоб ви могли переконатися, що автоматизація покращує процеси з часом і забезпечує бажану цінність.
Під час впровадження автоматизації робочого процесу найбільшою перешкодою зазвичай є той факт, що люди настільки звикли затверджувати та переміщувати інформацію вручну, що перетворили це на ключову частину своєї роботи, а не розуміли, що це просто напружена робота. Обговорення з працівниками, щоб допомогти їм зрозуміти, як автоматизація робочого процесу може допомогти їм зосередитися на більш цінній роботі замість того, щоб витрачати нескінченні цикли на непотрібну ручну працю, є ключовою частиною успішної стратегії автоматизації робочого процесу. Люди залишаються найбільшою перешкодою на шляху до успіху, якщо вони не розуміють потенційної цінності з самого початку.
Завдяки значному збільшенню обсягу даних, які організації генерують, обробляють і збирають із безлічі джерел даних, автоматизація робочого процесу може дозволити компаніям йти в ногу з постійно змінюваним середовищем. Починаючи з малого та заздалегідь повідомляючи про переваги співробітникам, автоматизація робочого процесу може підвищити ефективність, продуктивність і дотримання нормативних вимог, але лише за умови добре спланованого підходу.
Технологічна рада Forbes — це спільнота для ІТ-директорів, технічних директорів і технічних керівників світового рівня. Чи маю я право?
