Es hora de una dieta de reunión

Comenzando el Año Nuevo, muchas personas comenzaron a hacer dietas, muchas de ellas probablemente abandonadas por ahora. Pero hay una dieta que puede comenzar en cualquier momento. Esta dieta hará que su equipo sea más feliz, más productivo y más comprometido. Es una dieta de reunión.

¿Es hora de una dieta de reuniones?

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Reunión de fricción

Las reuniones consumen grandes cantidades de tiempo, a menudo con pocos beneficios. ¡Se descubrió que una reunión regular de altos ejecutivos en una empresa consumía 300,000 horas por año!

En mi libro Friction, cito otras estadísticas preocupantes de reuniones para mostrar cuánto esfuerzo innecesario pueden causar. Un estudio realizado por Bain & Company descubrió que un gerente de nivel medio o un supervisor de primera línea típico tenía solo 6 1/2 horas por semana de tiempo ininterrumpido, ¡a pesar de trabajar un promedio de 47 horas por semana!

Otro estudio realizado por Boston Consulting Group descubrió que las reuniones y otras actividades improductivas desperdiciaban entre el 40 y el 80 % del tiempo de las personas en la oficina, lo que acababa con la productividad y aumentaba el “sufrimiento”.

Incluso el proceso de programar reuniones puede desperdiciar casi cinco horas por semana. El uso de software de programación puede hacer que la organización de reuniones sea más rápida, pero hacerlo conlleva un riesgo: estos programas facilitan la invitación de personas con solo un clic o dos. Eso parece eficiente, pero también puede conducir a reuniones más grandes que no son esenciales para algunos asistentes.

Descanso de la reunión de Shopify

Shopify, la gran plataforma de comercio electrónico, está tomando medidas audaces para reducir la cantidad de reuniones a las que asisten sus empleados. “Las reuniones suelen ser un error”, según Tobi Lutke, el fundador de la firma.

En un memorando al personal, la compañía dijo que eliminaría todas las reuniones recurrentes con tres o más personas e impondría un "período de reflexión" de dos semanas antes de que cualquiera de esas reuniones pueda volver a agregarse a los calendarios.

Además, la compañía restablecerá los miércoles sin reuniones y limitará las reuniones grandes "todas las manos" con más de 50 personas a una ventana de seis horas los jueves. Los movimientos están destinados a liberar tiempo de los empleados. Shopify afirma que los cambios eliminarán casi 10 000 eventos de los calendarios de los empleados y crearán más de 76 500 horas de tiempo para otras actividades, presumiblemente más productivas.

En Shopify, las reuniones se ven como parte del conflicto "fabricante contra gerente". El director de operaciones, Kaz Nejatian, anunció la cancelación de la reunión y tuiteó: “Devolvamos a la gente su tiempo de creación. Las empresas son para los constructores. No gerentes”.

Además del proceso de cancelación de reuniones, Shopify usa la automatización para alertar a cualquiera que intente programar una reunión el miércoles. También alientan a los empleados a abandonar grandes grupos de Slack.

La dieta de la reunión

Al igual que las dietas alimenticias, las dietas para reuniones vienen en todas las formas y tamaños. Encuentro interesante el enfoque de Shopify "matar todas las reuniones". Es un poco como las dietas para bajar de peso que comienzan con una semana o dos de restricción severa antes de volver a un plan de alimentación saludable pero más sostenible.

El enfoque de Shopify también se parece al presupuesto de base cero, una técnica utilizada para reducir los costos al volver a examinar cada gasto al preparar los presupuestos anuales en comparación con la práctica normal de transferir la mayoría de las líneas de pedido.

Al igual que con las dietas alimenticias, no son las primeras semanas las que más cuentan. Más bien, es lo que sucede en las semanas siguientes y cómo se ve un plan de mantenimiento a largo plazo.

Aquí hay algunas ideas para ayudarlo a planificar su propia dieta para reuniones:

Implemente un "día sin reuniones" o un "día sin reuniones" cada semana para brindarles a los empleados al menos un día completo de tiempo dedicado para concentrarse en tareas individuales. Limite el número de asistentes a las reuniones: solo invite a aquellos que sean realmente necesarios para la toma de decisiones y el debate. Algunas empresas configuran su software de reuniones para imponer un límite de tamaño, por ejemplo, tres invitados como máximo. La aprobación es necesaria para invitar a más. Permita que los empleados se cuestionen la necesidad de cada reunión y se nieguen a asistir si tienen poco que aportar o ganar. Las herramientas de videoconferencia y colaboración en línea pueden ahorrar tiempo si no todos están en el mismo lugar. Pero las reuniones de Zoom siguen consumiendo un tiempo valioso. Como alternativa o complemento a un día de "no reunión", establezca una "hora de no reunión" para cada día. Si una reunión es tan importante que no se puede cancelar, considere reducir su duración. Periódicamente, recuerda a las personas que, como dice Lutke, las reuniones suelen ser "un error". Asegúrese de que todos se sientan capacitados para cuestionar la necesidad de una reunión, su duración y su necesidad de asistir.

Incluso si no es un director ejecutivo como Lutke, intente adoptar una dieta de reuniones en su parte de la organización, por pequeña que sea. Devolverás tiempo a las personas de tu grupo y, con suerte, la idea se difundirá.