15 pasos clave para mejorar las operaciones sin fines de lucro

En un panorama empresarial en evolución, los líderes deben estar dispuestos a dar pasos intencionales hacia el cambio para mantenerse al día. Esto requiere observar más de cerca cómo opera actualmente el negocio para determinar qué funciona bien y qué no, además de crear nuevos sistemas y procedimientos para impulsar una mayor eficiencia.

Para las organizaciones sin fines de lucro en particular, el cambio puede ser una excelente manera de garantizar que la organización esté alineando la acción con los objetivos establecidos. Sin embargo, es vital que las organizaciones sin fines de lucro tengan en mente a las partes interesadas internas y externas.

Para ayudar a los líderes sin fines de lucro a hacer cambios para mejorar, 15 miembros del Consejo sin fines de lucro de Forbes comparten cada uno un paso importante que los líderes sin fines de lucro deben tomar cuando se trata de actualizar o mejorar las operaciones dentro de una organización.

Integrantes representados de izquierda a derecha.

Fotos cortesía de los miembros individuales.

1. Mantenga una mente abierta

La mejor manera de seguir siempre el ritmo de un paisaje en constante cambio es mantener la mente abierta. Sea aventurero con su forma de pensar y asegúrese de que su equipo esté siempre abierto a nuevas ideas. La mayoría de los líderes sin fines de lucro se limitan a sí mismos y a sus equipos al crear procedimientos operativos estándar (POE) que restringen la creatividad. Hacer el bien debe ser divertido, así que asegúrese de que su equipo lo sepa y también se sienta así. – Christopher Dipnarine, 4MyCiTy Inc.

2. Incorporar cambios operativos en los objetivos estratégicos anuales

Hacemos de la eficacia operativa un componente clave de nuestros objetivos estratégicos anuales. Para ejecutar un objetivo estratégico, a menudo buscamos las mejores prácticas de las principales organizaciones con fines de lucro y, al mismo tiempo, nos aseguramos de que sean apropiadas en un contexto sin fines de lucro. Este es un esfuerzo de toda la organización en el que cada miembro del equipo participa en mejoras operativas para promover nuestra misión. – Eric Reincin, Programas Nacionales de BBB

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3. Crear una cultura de mejora continua

En la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro, trabajamos en equipos pequeños. Fomentar la aceptación y establecer que es responsabilidad de cada miembro del equipo identificar y proponer mejoras a los procedimientos operativos estándar no solo mejora la eficiencia organizacional, sino que también permite que más miembros del equipo se apropien de la dirección de la organización. -Christina Allrich, Beta Gamma Sigma

4. Obtenga claridad sobre la misión, los objetivos y las métricas de la organización

Asegúrese de que todos tengan clara la misión, los objetivos y las métricas de la organización. Cuando se trata de operaciones, cada dólar gastado y cada hora dedicada debe estar en pos de la misión. Desviarse de sus objetivos solo desperdicia recursos y deja al personal confundido. Si eso sucede, las operaciones exitosas pueden ser imposibles. – Patrick Riccards, Instituto de Fuerza Impulsora

5. Revisar periódicamente los procesos y sistemas actuales

Un paso que los líderes sin fines de lucro pueden tomar para actualizar o mejorar las operaciones dentro de su organización es revisar y evaluar periódicamente sus procesos y sistemas actuales. La revisión y mejora periódica de las operaciones también puede ayudar a garantizar que la organización opere de manera eficaz y eficiente. Esto puede ayudar a generar confianza y apoyo de las partes interesadas internas y externas. – Leonard Freeman, Tilth de Oregón

6. Haga que su equipo se involucre activamente

Involucrar a su equipo y obtener su aceptación es crucial para realizar cualquier mejora en la organización. Las personas que realizan las tareas del día a día deben participar en el proceso. Nada es más frustrante que cuando los altos mandos hacen suposiciones sobre lo que se debe mejorar sin hablar con las personas que hacen ese trabajo. Una vez que obtiene la aceptación, los cambios son mucho más fáciles de implementar. – Kelsey Burton, perros de servicio de Medical Mutts

7. Haz un tour de escucha

Al decidir dónde invertir, comience con un recorrido de escucha. Los donantes y el personal de primera línea a menudo revelan más información de la que pueden reflejar los flujos de trabajo y las métricas del proceso. Invertir el tiempo por adelantado para escuchar y aprender también mejorará la transparencia durante la fase de priorización y aumentará la participación de las partes interesadas a lo largo del proyecto, todos los cuales son componentes clave en el proceso de gestión del cambio. – Courtney Rottman, Centro Médico Southwestern de UT

8. Designe a alguien para administrar las operaciones

Mejorar las operaciones generales radica en el apoyo administrativo capacitado. La mayoría de los profesionales sin fines de lucro dedican demasiado tiempo a los detalles administrativos. Identificar a alguien que sea responsable de mantener el back office funcionando no solo tendrá un impacto positivo en las operaciones, sino que también mejorará la eficiencia de la organización, ahorrando así recursos que pueden redirigirse a la ejecución de programas y la recaudación de fondos. – Victoria Burkhart, The More Than Giving Company

9. Establezca límites internos claros

¡La buena gobernanza permite buenas operaciones! Sea claro al establecer los límites entre el buen gobierno (es decir, el directorio) y la administración (operaciones). Las organizaciones sin fines de lucro pueden tener dificultades cuando la gobernanza se convierte en gestión o la gestión se convierte en gobernanza. Tómese el tiempo para cultivar los distintos roles que permiten que los dos cuerpos se destaquen. – Jono Anzalone, La Iniciativa Climática

10. Obtenga perspectivas externas

Derroche en un grupo de enfoque para obtener perspectivas externas sobre lo que las personas saben sobre su organización sin fines de lucro, qué les ayudaría a saber más o estar más dispuestos a participar y sobre qué les gustaría aprender más. Incluso puede encontrar un patrocinador que pueda proporcionar el almuerzo o la cena y crear oportunidades adicionales para obtener información, conexiones y desarrollo de relaciones. – Aaron Alejandro, Fundación FFA de Texas

11. Apunte a un enfoque consistente para el cambio

A menudo se supone que todos los líderes de un equipo adoptan las mismas definiciones, utilizan los mismos procesos centrales, etc. Sin embargo, por ejemplo, si le pregunta a 10 líderes sin fines de lucro en la misma oficina cómo asegurar una donación importante, es probable que obtenga 10 respuestas diferentes. . Por lo tanto, es valioso documentar y capacitar sobre marcos, definiciones, procesos y más clave para garantizar un enfoque compartido y coherente. – Betsy Chapin Taylor, FAHP, Acordante

12. Aprende a delegar

No asumas lo que otros pueden y no pueden hacer. Deles la oportunidad de ser creativos, innovadores y responsables. Aumentará su confianza y credibilidad. Los ayudarás a convertirse en mejores líderes mientras haces que la organización sea más ágil y productiva. ¡También tendrá más tiempo libre para hacer el pensamiento estratégico que se espera de usted! – Magdalena Nowicka Mook, ICF (Federación Internacional de Coaching)

13. Asegúrese de que los departamentos utilicen SOP actualizados

Asegúrese de que cada departamento tenga SOP actualizados o procedimientos operativos estándar. Cuando un trabajador principal está fuera de la oficina, cualquiera debería poder realizar las tareas diarias utilizando los SOP. Esto garantiza que las pautas de la organización estén actualizadas, sean precisas y puedan seguirse fácilmente, lo que proporciona una garantía de que la misión puede continuar sin interrupción cuando las personas clave están ausentes. – Kimberly Lewis, Goodwill Industries of East Texas, Inc.

14. Aproveche las herramientas de IA

Las herramientas de inteligencia artificial (IA) actualmente en el mercado han evolucionado para automatizar ciertos procesos de trabajo de manera que mejoren las operaciones. Por ejemplo, la IA se puede utilizar para facilitar mensajes dirigidos y permitir la comunicación personalizada con personas y grupos clave. En consecuencia, los miembros del personal involucrados en tareas de comunicación pueden quedar libres para concentrarse en actividades de mayor valor. – Christopher Washington, Universidad de Franklin

15. Considere la historia futura

Todo comienza con la narración. Es de vital importancia reexaminar constantemente cómo cuentas tu historia y dónde la cuentas. Con un panorama en rápido crecimiento de oportunidades de construcción comunitaria, comprender los mejores métodos y medios para contar historias lo diferenciará de otras organizaciones. Una gran narración conduce a una mejor construcción de la comunidad, lo que crea un impulso para el éxito. -Nick Lynch, Collidescope IO, Inc.