Cómo tomar decisiones rápidamente

“Cómo tomar decisiones rápidamente” era una pregunta que los miembros de la audiencia hacían con tanta frecuencia en la sección de preguntas y respuestas de mis capacitaciones y conferencias magistrales que desarrollé un recurso para ayudarlos a hacerlo. Ahora lo pongo a disposición de todos ustedes, sin necesidad de venir a mis discursos. Después de todo, tomar buenas decisiones es clave para el éxito profesional. A menudo tenemos que hacerlo rápidamente, especialmente para los asuntos del día a día donde es suficiente tomar una decisión "suficientemente buena", donde no vale la pena el tiempo y los esfuerzos para tomar la mejor decisión posible.

La clave para tomar buenas decisiones, ya sea como individuo o como parte de una política organizacional, consiste en evitar muchos errores de juicio sutiles y peligrosos. Los estudiosos de la neurociencia cognitiva y la economía del comportamiento los denominan sesgos cognitivos.

Estos puntos ciegos mentales tienen consecuencias desastrosas en nuestra vida profesional y personal. Afortunadamente, estudios recientes sobre ciencia de decisiones han demostrado cómo las estrategias simples pero efectivas le permitirán reconocer dónde usted y otros miembros de su equipo son vulnerables a los sesgos cognitivos. También puede usar técnicas basadas en la investigación para protegerse de estos peligrosos errores de juicio y tomar las decisiones más sabias y rentables, ya sea en los negocios, en las relaciones y en otras áreas de la vida.

Tal vez la técnica más fácil y rápida tome solo 5 minutos: hacer 5 preguntas clave sobre una decisión determinada que le permitirán evitar la gran mayoría de los puntos ciegos mentales mientras maximiza la probabilidad de tomar una decisión "suficientemente buena" e implementarla bien. Primero creé este método basado en la neurociencia cognitiva y la ciencia de la economía del comportamiento para ayudar a mis clientes de consultoría y entrenamiento en empresas grandes y medianas y organizaciones sin fines de lucro. Ahora lo comparto para que otras personas que no pueden pagar mis servicios puedan beneficiarse de mi experiencia.

Lo llamo las "5 preguntas para evitar los desastres de decisión". Debes aplicar esta táctica a cualquier decisión del día a día que no quieras que se convierta en un desastre.

Tomamos muchas decisiones diarias todos los días que, si no tenemos cuidado, pueden regresar y mordernos. ¿Cuántas veces has enviado un correo electrónico del que luego te arrepientes? ¿Con qué frecuencia observó, o participó en, dramas de oficina innecesarios, que perjudican el compromiso y la productividad de los empleados? ¿Cuándo fue la última vez que usted u otras personas en su lugar de trabajo dejaron de trabajar en tareas importantes y no urgentes por tareas menos importantes pero urgentes?

Estas y muchas más decisiones cotidianas pueden hacernos mucho daño si tomamos las decisiones equivocadas repetida y consistentemente. Dado que la esencia de los sesgos cognitivos implica errores predecibles y sistemáticos, nos llevan a tomar decisiones equivocadas regulares en las decisiones diarias.

Recuerdo una vez que olvidé usar esta técnica en un correo electrónico importante para un colaborador comercial. Ahora, era tarde y tenía sueño, pero este tipo es bastante delicado y requiere mucho mantenimiento, y lo sabía. El correo electrónico le pareció breve y molesto, como me dijo en términos muy claros. Luego tuve que pasar más de media hora redactando un correo electrónico de disculpa para él, pensando en cómo comunicar mi disculpa de la mejor manera posible, leyéndolo y releyéndolo y, por supuesto, aplicando este método. Aparentemente me perdonó, pero después estaba menos ansioso por hacer negocios.

Así que no solo no usar la técnica me costó mucho más tiempo, sino que también me costó mucho dinero. La gente hace negocios con aquellos que les gustan, y esa disminución en el gusto fue algo que pude ver claramente en el mucho menor interés en hacer tratos con esta persona.

No dejes que te pase a ti. Usa la técnica de las “5 Preguntas” en todas las decisiones cotidianas que no quieras que se conviertan en un desastre, como me pasó a mí.

Sin embargo, querrá usar una técnica más profunda para tomar decisiones moderadamente importantes y una muy completa para decisiones críticas y/o complejas. La técnica de las “5 preguntas” pasará por alto algunas de las amenazas más complejas y oportunidades inesperadas que acompañan a decisiones tan impactantes. Para protegerse realmente a sí mismo y a su balance final, tómese el tiempo necesario para sopesar cuidadosamente las decisiones más importantes.

También debe aprender e implementar la estrategia que lo ayudará a prevenir desastres y optimizar el éxito en la implementación de decisiones críticas o moderadamente importantes. Una técnica diferente le permitirá hacer planes estratégicos de manera efectiva. Finalmente, encontrará útil desarrollar hábitos mentales muy rápidos y altamente efectivos que lo capacitarán para superar los sesgos cognitivos.

Primera pregunta: ¿qué información importante aún no consideré completamente?

Un peligro común implica buscar solo evidencia que respalde su opción preferida, así que asegúrese de buscar el doble de pruebas que vayan en contra de su opción preferida. Otro aspecto de la “información importante” consiste en generar suficientes opciones entre las que elegir, en lugar de ser perezoso e indisciplinado al decidirse por la primera opción viable. Trate de encontrar al menos 5 opciones atractivas si es posible para hacer una elección inteligente.

Al mismo tiempo, desea evitar recopilar demasiada información y quedarse atascado en lo que se conoce como "parálisis de análisis". Concéntrese en recopilar solo información verdaderamente importante. Idealmente, se tomaría un tiempo para considerar qué tipo de información es realmente importante antes de comenzar a decidir, para que no tenga que tomar esa determinación en el fragor del momento durante el proceso de toma de decisiones.

Segunda pregunta: ¿qué errores de juicio peligrosos y relevantes aún no abordé?

Hay muchos tipos diferentes de sesgos cognitivos, algunos más relevantes que otros para tipos específicos de decisiones. Hice una evaluación de los 30 sesgos cognitivos más peligrosos en el lugar de trabajo, que puede usar como guía.

Tercera pregunta: ¿qué me sugeriría un asesor confiable y objetivo?

Espero que tenga mentores, entrenadores, consultores y otros expertos a los que pueda acudir para que le ayuden a tomar una buena decisión. A menudo, son las decisiones que tomamos solos o en pequeños grupos con un líder poderoso las que hacen que los negocios exitosos y las carreras de alto vuelo se derrumben. Si no tiene a nadie a quien preguntar, trate de imaginar lo que un asesor confiable y objetivo podría decirle. Si lo hace, puede tener un impacto sorprendentemente positivo en los resultados de su toma de decisiones, lo que lo llevará a reconocer algunos patrones mentales sesgados.

Cuarta pregunta: ¿cómo he abordado todas las formas en que podría fallar?

Esta pregunta pasa de la etapa de decidir qué opción elegir a la implementación de esta elección para lograr sus objetivos. De hecho, si elige la mejor opción disponible pero deja de lado la implementación, no alcanzará sus metas; esta pregunta ayuda a garantizar que logrará el resultado previsto.

Ahora, mientras está mayormente asentado en su elección, prepárese para reconsiderar la opción que eligió si descubre obstáculos verdaderamente trascendentales en la representación. A veces, al considerar cómo va a implementar lo que parece ser la mejor opción, llegará a reconocer que, después de todo, no era la mejor opción. Luego, es hora de regresar y revisar las etapas anteriores con esta nueva información que ahora tiene disponible. Considere una de las otras 5 opciones atractivas que generó.

Quinta y última pregunta: ¿Qué nueva información me haría revisar la decisión?

He visto a líderes empresariales agobiados por amargos ataques de dudas acerca de una decisión que tomaron. Aún más problemático, he observado equipos de ejecutivos que pelean después de que se toma una decisión, y aquellos que prefieren una opción diferente critican cualquier señal de que la opción realmente elegida tenga problemas, incluso los anticipados desde el principio.

Desea evitar cualquiera de estos escenarios y hacer que su equipo centre toda su atención y energía en la implementación. Para hacerlo, tómate un poco de tiempo para evaluar qué información nueva, incluida la calidad y la cantidad, haría que revisaras la decisión. Por ejemplo, puede establecer un disparador financiero como “$30 millones en ventas” o un disparador de encuesta como “aumento del quince por ciento en la satisfacción del cliente” o un disparador de prospectos como “treinta nuevas reuniones de prospectos dentro de los próximos seis meses” o un combinación de cualquiera de estos como un medio para evaluar si es hora de revisar la decisión. En resumen, responder esta pregunta por adelantado realmente lo ayudará en el futuro.

Cómo tomar decisiones rápidamente en el lugar de trabajo a través de “5 preguntas”

Lo que a mis clientes les resulta más difícil acerca de esta técnica, y lo que a usted también le puede resultar más difícil, es recordar usarla para las decisiones diarias. Entonces, su misión, si decide aceptarla, es encontrar recordatorios efectivos para usar esta técnica.

Lo que suelen hacer los tomadores de decisiones es tener las 5 preguntas frente a ellos en todo momento para recordarles cómo tomar decisiones de manera rápida y precisa en su trabajo diario. Una forma sencilla de hacerlo es obtener una ayuda para la toma de decisiones en forma de carpa permanente formada a partir de una tarjeta de presentación de cuatro lados. Tiene las 5 preguntas y una cita inspiradora sobre el uso de las preguntas: “¡Cuidado con seguir tu instinto! Nuestras intuiciones están adaptadas a la sabana antigua, no al entorno empresarial moderno, y a menudo nos llevan a desastres”.

Mantengo uno en mi escritorio en todo momento. También guardo otro en mi billetera en todo momento para cuando no estoy en mi escritorio; el tamaño de la tarjeta de presentación de la ayuda para la toma de decisiones hace que hacerlo sea muy conveniente. También puede obtener la ayuda para la toma de decisiones en forma de una tarjeta comercial común para su billetera.

Otra ayuda para la toma de decisiones que podría ser útil para usted es obtener estas 5 preguntas en forma de póster que puede descargar e imprimir. Cuélgalo en tu oficina y en las oficinas de otros miembros de tu equipo y organización.

Los líderes a menudo obtienen esta ayuda para tomar decisiones para todos sus empleados e integran estas preguntas en sus sistemas organizacionales. De esa manera, puede estar seguro de que todos sus empleados están minimizando el riesgo de desastres en las decisiones comerciales en sus procesos de toma de decisiones diarios individuales y de equipo.

También puede responsabilizar a sus empleados por hacer estas preguntas. Por lo tanto, si una decisión resultó en un desastre porque uno o más empleados no hicieron una o más de estas preguntas, merecen las sanciones correspondientes. Sin embargo, si el desastre fue realmente impredecible y los empleados no tenían forma de preverlo o prevenirlo, entonces merecen ser declarados libres de culpa. Básicamente, se asegura de que sus empleados sigan el mejor proceso de toma de decisiones; que están haciendo todo lo que está bajo su control para evitar amenazas y aprovechar oportunidades.

Además, tener un enfoque compartido para la toma de decisiones permite a todos en su empresa hacer que sus reuniones de toma de decisiones sean mucho más cortas y eficientes, alcanzando un consenso rápidamente, según mi experiencia como consultor. El organizador de la reunión debe recordar a todos los asistentes que consideren sus respuestas a cada una de las preguntas antes de la reunión. La agenda de la reunión está naturalmente estructurada por las 5 preguntas. La discusión fluye porque todos estarían en la misma página sobre qué preguntas hacer, generalmente la parte más crítica del proceso de toma de decisiones, incluso si las respuestas pueden diferir.

Como resultado, lleva mucho menos tiempo alinear a los participantes de la reunión que en una sesión típica de toma de decisiones. Además, todos tienen significativamente más confianza en la calidad de la decisión debido al proceso transparente, claro y compartido de evaluar la información y tomar la decisión.

Si bien no me gusta decir esto debido a la tentación humana intuitiva de tomar atajos, con frecuencia tengo clientes que me preguntan si pueden usar esta técnica súper rápida en una emergencia en una decisión importante. Les recuerdo que existen técnicas mucho mejores para tomar decisiones críticas y moderadamente importantes, y para implementar las elecciones que hizo. Sin embargo, en una verdadera emergencia, tomarse 5 minutos para usar la técnica de las “5 preguntas” evitará muchas amenazas potenciales. Debería usarlo absolutamente si no tiene otra opción en una decisión apresurada.

Conclusión

Hacer y responder estas 5 preguntas breves, solo o como parte de un equipo, puede ahorrarle una gran cantidad de dolor. Puede descargar un cartel para su oficina u obtener ayudas para la toma de decisiones con las 5 preguntas para usted y sus empleados aquí. Nadie que tome decisiones sabias debe dejar de tomar los 5 minutos que necesitaría para hacer estas preguntas y evitar desastres comerciales.